Ha érdekel, a tervezés itt kezdődik
A folyamatok áttekintése és a feladat lista a legfontosabb, és meglátásom szerint ezt szeretik a leginkább elengedni, mert ez a legnehezebb. A feladat lista elkészítése megköveteli azt, hogy végig gondoljuk a projekt fázisait, mérföldköveit, fő- és alfeladatait. Vagyis arra kényszerít, hogy nézzük át a projektet folyamat- és rendszer szinten egyaránt. Az akkurátus projekt folyamat és feladat áttekintés segít mérsékelni
Azt kell megérteni, hogy ha nem tekintjük át a projekt folyamatait és feladatait, az determinálja a projekt bukását, mert sem költséget, sem időt, sem kompetenciát nem lehet a projektre tervezni. A „majd megoldjuk” és a MVP biztos bukást jelent. az utómunka pedig mindig nem tervezett erőforrást jelöl. A kérdések mindig a következők:
Mindösszesen a feladatlista és a folyamat áttekintés egészen a stratégiáig, és a budge tervig képes eszkalálódni. Tehát kvázi virtuálisan végig megyünk az egész projekten az elejétől a végéig. Mindez lépésekben valahogy így néz ki:
A projekt árát a feladatokra szánt emberek és beszerzések ára fogja kiadni. Vagyis a költség oldal létrehozása a legkritikusabb a projektnek.
Értelemszerűen ez nem fog menni, ha nem képeztünk költség oldalt a feladatok áttekintése által. Költséghaszon elemzésre lehet NPV (nettó jelenértéket), vagy ROI (return of invest) számításokat alkalmazni, de a valóságban bármi tud jó lenni, a lényeg, hogy legyen valami, amihez viszonyítani lehet a stratégiát és az éves budget-t.
Ha komolyan vesszük a projekt tervezést, akkor erre már létezik előzetesen kialakított kalkulátor. Ha bizalmatlanok vagyunk egy számítási módszerbe, többet is érdemes alkalmazni és az eredményekkel egy összehasonlítást végezni.
A projekt hatásait is érdemes körbejárni, mert a hatások egy bekövetkezett kockázatot jelölnek, amelyet rossz esetben figyelmen kívül hagytunk. A hatásokat érdemes külön-külön is, és egységben is vizsgálni, mert ha a hatások többségében pozitívan járulnak hozzá a vállalathoz és a környezetéhez, akkor a projektnek az üzenete ígéretes. Azok a szempontok, ahol a hatás esetleg megalkuvást, kompromisszumot igényel, az tervezett és elfogadott helyzetként értékelhet. A lényeg az, hogy szembesülünk, látjuk, értjük és van lehetőségünk dönteni és kezelni. A hatás elemzés során minimum a következő kérdésekre keressük a válaszokat: A projekt eredményének milyen hatása van
A kritikus nem kívánatos hatásokat kockázatként érdemes kezelni annak érdekében, hogy az elemzés során lehetőséget teremtsük kezelni azt.
A főszabály az, hogy nem kell kockázatokat vizsgálni, ha meg is lepődhetünk a projekt közepén vagy végén. Hangsúlyos megérteni azt, hogy a feketedoboz modell mindenek felett működik, vagyis akkor is bevisszük a kockázatokat a projektbe inputként, ha nem veszünk róluk tudomást az optimista szemüvegünk korlátjai miatt. A kockázatok pedig meg fognak jelenni az output oldalon valamilyen manifesztumként. Ha pedig ezt az egyetemleges tételt nem vesszük komolyan, akkor esélyt sem adunk a károk elkerülésének, mérséklésének, kompenzálásának, egyéb. Viszont adni fogja magát a kárenyhítés vagy hiánypótlás okozta többlet erőforrás és a kudarccal járó mindennemű megélés.
A kockázatok áttekintése nem azt jelenti, hogy minden lehetséges kockázatot fel tudunk tárni, hanem azt, hogy megtesszük azt a legtöbbet, amire képesek vagyunk adott helyzetben, adott információ és kompetencia birtokában. A lényeg az, hogy tegyünk a projektért, annak az eredményéért és magunkért egy lépést a sikerélmény megélése érdekében.
Természetes jelenség az, hogy a projektben felmerül egy váratlan esemény, igény, helyzet, amire nem gondoltunk az elején. Ilyenkor emlékezzünk arra, hogy csak azt kell megoldani, amire nem gondoltunk, a többi kezelve van. Ha kihagyjuk a kockázatelemzést, akkor a váratlan helyzetek tömegével szembesülhetünk, amitől a projekt hirtelen státuszt válthat és egy nagy problémává avanzsál. És mi tényleg problémába akarunk befektetni, mert türelmetlenek vagyunk…?
Módszertanát tekintve szinte végtelen lehetőség áll rendelkezésre. A vállalat érettsége, a projektmenedzsment érettsége, a projekt mérete és jellege, valamint a kompetencia minősége és mennyisége határozza meg az alkalmazott módszert. Lehet használni az ajánlásokat, a standardokat, de kidolgozhatunk egy egyedi módszert is, mert a kockázat egyetemleges megközelítése mindig a hatást és az előfordulás valószínűségét keresi és vizsgálja meg. Személy szerint azért nem ajánlok módszert, mert én is egy saját módszert dolgoztam ki, ami a korábbi tanulmányok és tapasztalatok egyfajta szintézise.
Mindösszesen a kockázat elemzéssel elkerülhetjük, de legalább mérsékelhetjük
A kockázatelemzést nem csak a projektre, mint keretre, a fejlesztés megvalósításának az eszközére, hanem magára az eredményre (termék/szolgáltatás/cég) is meg kell csinálni akkor, amikor specifikáljuk azt. A kockázatelemzés kiadhat eredményül további feladatokat és kompetencia igényeket, melyeknek örülni kell lévén, hogy még a tervezés fázisában vagyunk. A kockázatelemzés során, egy magasabb érettség szinten, már a pozitív kockázatokra is van érdklődés.
Stratégia és üzleti tervezésnél láttam szcenárió tervezést, de projekt esetében még nem. Pedig is érdemes elvégezni, akár csak információs jelleggel. Általános nehézség a projektek esetében az, hogy egzakt számokat kell letenni az asztalra a projekt végét és a költségeket illetően. A körülbelüli adatok nehezen elfogadhatók, azonban a szcenárió terv segít kitámasztani a becslést. Meg lehet határozni egy legjobb, egy optimális és egy legrosszabb szcenáriót. A sikerdíjas vagy óvatos és reális projektek esetében a szcenáriók kezelése az alábbi lehet:
Van az a stratégia, ahol a pressziót és a türelmetlenséget hatékony eszköznek tartják, ott a szcenáriók kezelése az alábbi lehet:
A projekt feladatok áttekintése nettó adatokat tartalmaz az időre, és a költségekre vonatkozóan, ami nem veszi figyelembe a munkarendet (pl. 8 órás munkanap hétvégével), a szabadságot, a betegséget, az ünnepnapot, a fluktuációt, a beszerzésekre, engedélyekre, jóváhagyásokra, hatósági állásfoglalásokra, egyéb történő várakozást. A nettó időt és költséget átalakítva közelítünk egy bruttó valóság felé. Azonban a bruttó idő még mindig kicsit messze van a valóságtól. Pl. a tapasztalataim alapján minden IT fejlesztést egy 1,5-ös szorzóval érdemes kezelni, ha párhuzamos projektek esetén az erőforrást paralel használjuk. Kritikus esetben a 3-as szorzó is képes a valóságot kiadni.
Mindösszesen talán belátható az, hogy a tervezés miért fontos, és miét nem érdemes kihagyni, vagy elbagatelizálni. Mindezek pedig még egyik projekt standard kritériumait sem fedik le, így talán érzékelhető az, hogy van súlya és ereje a tervezésnek. A tervezés tudatosságot és szándékot mutat a megvalósítás irányába, és szerintem ez a legfontosabb.
Főbb tematikáim közé tartozik a szervezeti kultúra, a kockázatmenedzsment, a kiberbiztonság, a folyamatmenedzsment, az üzletmenedzsment és a kvantitatív szövegelemzés.
[wpseo_breadcrumb]
Hungarian 
English