Már fájdalmasan közhelyes az, hogy a világ és az információ áramlás felgyorsult. Nem vagyok benne biztos, hogy a fejlődés egyenes vonalú egyenletes irányban követi ezt a sebességet. Ez a sebesség a képességek, kompetenciák korlátossága, valamint a határtalan türelmetlenség okán arra késztetik a projektek steakholdereit, hogy egyszerűen engedjenek el, vagy kezeljenek lazábban bizonyos lépéseket, elemeket, az „utólagosan majd megoldjuk” reményében. Optimista megközelítésben lesz még mit megoldani, mert a projekt bár sérülten, azért végig ment és valamilyen minőségben melléktermékekkel kitermelte a fejlesztést, mint eredményt.

Látni kell azt is, hogy ahol elengedünk vagy lazán kezelünk egy releváns projekt lépést (pl. a projekt indító dokumentáció, vagy a tervezés egy/több eleme), ott

1. teret engedünk a felmatricázott projektmenedzserek szabad mozgásának, hiszen a kompetencia hiány nem derül ki ott, ahol nem kell elvégezni egy fontos lépést. Vagyis a tervezés maga a sikeres projekt kulcsán túl hordoz egyéb információkat is
2. nem vagyunk hajlandók befogadni = teljesen fölöslegesen állunk ellen a tervezéssel összefüggő törvényszerűségeknek. De minek?

Gondolatok a tervezésről

A tervezés alapvetően egy kreatív tevékenység, ahol egy olyan mátrix gondolkodást és egy intuitív tevékenységet kell együttesen működtetni, amely képességekkel nem mindenki rendelkezik. Tehát keressük azt a vezetőt, aki a Maslow szükségletek szintje szerint is, a szakmai felkészültsége (legalább az elméleti) szerint is és a magnetikus ereje szerint is, aki képes a projekt csapatot a leghatékonyabb tervezés és megvalósítás irányába vinni.

Legyen szó bármilyen projektről, a mögötte lévő fejlesztés

• vagy egy problémára adott válasz, amely problémának a kezelése természetünknél fogva igány. A probléma (ami lehet egy piaci kitörés vagy egy innováció is) megszüntetése érdekében ajánlatos, ha tegnapra kész, az eredmények tekintetében pedig csak annyi, hogy legyen olyan jó, amilyennek elképzeltük. Az sem baj, ha nem kerül sokba, ezért mehet a minimum erőforrással.
• vagy egy olyan innováció, mely mögött egy hiány húzódik meg. A hiánypótlás dinamikáját az 5 éves kisgyerek demonstrálja a legszebben, akinek még teljesen mindegy az, hogy hogyan, kinek mibe és mennyibe kerül, csak legyen. Abba sem gondol bele még, hogy mit kezd azzal, ha megkapja, meddig okoz neki örömöt, vagy, hogy neki, milyen erőket kell megmozgatnia az érdekérvényeshez. Egyszerűen fogalmazva a gyerek nem rendelkezik egy tudatos jelen és jövőképpel, ezért nem is tervez. Viszont van motivációs műsora, ami a megvalósító csapatnak esetenként kihívást jelent a feladat megoldása mellett.

Érdemes látni azt, hogy bármi is a projekt eredete, mindenképpen egy reaktív cselekvésről szól, nem túl nagy igényekkel. Adott az elvárás és az elfogadott erőforrás, amikből kell a problémára, vagy hiányra megteremteni a megoldást, vagyis a projekt eredményét.

A tervezésre tehát logikusan nem szánunk rendesen időt és energiát, mert a motivátorok ösztön reakcikként nyilvánulnak meg. ezáltal megpróbáljuk megúszni a hiányát. Na… hát olyan nincs, hogy egy gyerek kihagyja az általános iskolát. A lépéseket nem szerencsés átugrani, vagy megkerülni, mert visszahatnak. Vagyis a tervezésre szánt időben és energiában nyilvánul meg a szándék komolysága és az igény valódisága.

Alapvető működéskét kell értelmezni a projektet úgy, mint egy fekete doboz. Vagyis, amit betöltünk input oldalon, az megjelenik eredményként az output oldalon. Amit nem töltünk be, vagy hanyag módon töltünk be, ott a folyamat (projekt) egyensúly felborul és hiányként, vagy hibaként jelenik meg az output oldalon. Abban meg egyetérthetünk, hogy problémára megoldásként nem egészséges és nem kívánatos másik problémát létrehozni.

Alább, most megpróbálom megmutatni azt, hogy miért nem éri meg kihagyni a tervezést és minimum mikre érdemes gondolni egy projekt kapcsán.

Projekt charter

A projekt charter, mint egy fajta dokumentált megvalósíthatósági tanulmányként is értelmezhető, mielőtt még a tervezésbe belemerülnénk. A charternek nincs terv szintű mélysége, de elégnek kell lennie ahhoz, hogy a projektet mindenki értse, lássa maga előtt, és el lehessen dönteni azt, hogy a célokkal stratégiákkal összerendelhető-e, vagy sem.

Függetlenül attól, hogy a projekt stratégikus (felülről induló) vagy organikus (alulról vagy oldalról induló) a charternek döntés erejűnek kell lennie, hiszen a tervezés már releváns munka lenne, ha valóban megadjuk neki az időt és az energiát. Tehát mondjuk azt, hogy a charter alapján a projekt tervezése indulhat. Az első az, hogy létre kell hozni egy dokumentáció tárolásra megfelelő file-t, ami már önmagában rendelkezik egy belső struktúrával. A struktúra célja a gyors kereshetőség, valamint, hogy mindenki eligazodjon a későbbi halomban.

A Tervezés

A tervezés első lépése a kick off, amin mindenki részt vesz, aki elvi szinten érintett lehet a megvalósítás során. Ez a csapat nem lehet végleges, mert a tervezés során fog kiderülni az, hogy kikre és milyen szerepekkel van még szükség. Ezen a fórumon a charter kerül bemutatásra az elvi érintettek számára. A cél az ismertetés, a felmerülő kérdések megválaszolása, valamint a kérdések mentén jöhet ki az, hogy ki hiányzik még a csapatból.

Steakholder mátrix

Ennek a mátrixnak jelentősége van, még akkor is, ha összeszokott csapatokról beszélünk. Ez a mátrix mutatja meg azt, hogy a projekt hátra lévő részében kikkel kell egyeztetni és együtt dolgozni. A mátrix azt is megmutatja, hogy kivel milyen dinamikákkal érdemes közelíteni, mely fórumokra érdemes behívni, kikhez kell fordulni döntés, jóváhagyás, utasítás, egyéb esetén. A steakholder mátrix segít elkerülni

• a centralizált kommunikációt, illetve a túlzott mennyiségű meeting okozta folyamatos info hiányt, vagy duplikált erőforrás felhasználást
• a nem tudjuk ki a felelős a döntésért, ki tudja megcsinálni helyzetekből eredő időveszteséget

A mátrixba érdemes minél több információt megadni az adott személyről, mint a szerepek, jogosultságok, hatások (jelleg és irány szerint), érdekek vagy, hogy milyen tevékenységgel járulnak hozzá a projekthez. Pl. nem tanácsos úgy indítani projektet, hogy nincs projektmenedzser helyettes (szabadság, betegség és egyéb okán), vagyis ő az első, akit meg kell jelölni.

A tervezés tervezése

Na ez az, ami ki tudja verni a biztosítékot, mert még hangzásra is zavarosnak tűnik vagy fölöslegesnek hat. Ugyanakkor, ha belegondolunk, a tervezés során nem csak a projektet keretezzük fel, vagyis tervezzük meg, hanem a termék/szolgáltatás/cég specifikumokat is. Ezek nagy munka. Technikailag ezek veszik el a tervezés jelentős részét. Nem is lehet megcsinálni egyedül. A termék/szolgáltatás/cég koncepcionálása során van leginkább szükség a fantáziára, és a képzelő erő, de nem csapongó módon, hanem szisztematikusan ütemezve, különben maga a szándék válik lebegővé és eltávolít az elképzeléstől. A specifikációkhoz kellenek azok a különleges lények, akik képesek dokumentált formába strukturálni a víziót, vagyis megtestesíteni a vágyat. A projektmenedzser nem ért minden szakmai területhez, de képesnek kell lennie arra, hogy a szakemberekből kiszedje és összegyűjtse a szakmai követelményeket és azok megvalósíthatóságát. A specifikációknak reálisnak kell lenniük és mindig koherensen a célra kell, hogy mutassanak. A szakmai specifikációk szintén hozzájárulnak a feladatok alábontásához, valamint az idő és erőforrás tervhez.

Meglátásom szerint nem létezik sem tökéletes terv, sem tökéletes specifikáció, de komoly előnyöket hordoz az, ha mindent megteszünk, amit tudunk a sürgetések ellenére. A sürgetés okozta stresszt szintén a projektmenedzsernek kell tudni kezelni, mint egy fajta zsilipként a csapat és a tulajdonosok között. Ha a projektmenedzser „szitát” játszik, a projekt szétesése garantált.

A specifikációk formátumát illetően ajánlott a rugalmasság. Jó a táblázatos, a folyó szöveges, vagy az ábrás megközelítés is, mert a lényeg az, hogy aki dolgozni fog belőle, tudja olvasni, értelmezni és megvalósítani. A specifikáció egyrészt akadályozza a megvalósítás közbeni csapongást, másrészt a mérsékli a hibára futás okozta veszteségeket.

Ha még érdekel a tervezés, lapozz tovább